PERSONVERNERKLÆRING
Sist oppdatert: 16.03.2023
1 OVERSIKT
Når du registrerer deg som medlem hos oss, gir du oss tilgang på dine personopplysninger. Vårt ønske er at du skal føle deg trygg på at disse opplysningene behandles på en forsvarlig måte. Denne personvernerklæringen fungerer derfor som en forsikring på at vi behandler dine personopplysninger i tråd med de krav som til enhver tid følger av lov-, forskrifts- og vedtaksregulering.
2 HVA ER PERSONVERNOPPLYSNINGER?
Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Navn, adresse, telefonnummer og e-post er typiske personvernopplysninger. Et bilde utgjør også en personopplysning dersom personen kan gjenkjennes. Det samme gjelder opplysninger om atferdsmønstre.
3 HVILKE REGLER GJELDER FOR HÅNDTERING AV PERSONVERNOPPLYSNINGER?
Det sentrale regelverket på personopplysningsområde er personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke lover og regler som gjelder på område anbefaler vi deg å besøke Datatilsynets hjemmesider: www.datatilsynet.no.
4 HVILKEN INFORMASJON SAMLER VI OM DEG?
Denne personvernerklæringen retter seg mot behandling av personopplysninger om våre medlemmer.
Vi behandler opplysningene du selv gir oss, herunder kontaktopplysninger som navn, adresse og e-post, og et profilbilde du selv tar ved innmelding. I tillegg oppbevares IP-adressen som er benyttet ved registrering av sikkerhetshensyn.
Vi behandler også informasjonen vi får ved at du benytter deg av våre tjenester. Dette omfatter opplysninger om hvor ofte du benytter deg at av senteret, hvor lenge du har vært inne på senteret og hvilke senter du benytter geografisk sett, herunder videoovervåkning og passeringsbilde ved inngangen til senteret. Dersom du benytter deg av personlig trener, behandler vi opplysninger om din bookinghistorikk samt betalingsinformasjon. Ved deltagelse på gruppetimer registreres din bookinghistorikk, dvs. påmelding og avmelding av gruppetimer. Hva du gjør mens du trener blir ikke registrert.
Kredittkortnumre behandles av vår betalingspartner Netaxept/Nets Easy og Adyen og ikke av oss. Dette for å sikre effektiv håndtering av eventuelle problemer med belastning, oppheving av reservasjon og kreditering.
5 HVA ER FORMÅLET MED BEHANDLINGEN AV PERSONOPPLYSNINGER?
Vi behandler personopplysninger for følgende formål: • Vi behandler kontaktopplysninger fordi det er nødvendig for å etablere og administrere kundeforholdet, samt for faktureringsformål.
• Vi behandler ansiktsbilder for å forhindre at ikke-betalende personer benytter seg av treningssenteret.
• Vi behandler videoopptak og passeringsbilde for å forebygge og avdekke straffbare handlinger og for å forhindre at ikke-betalende personer benytter seg av treningssenteret.
• Vi behandler informasjon om bruk av personlig trener og deltagelse på gruppetimer for å administrere kundeforholdet. Vi behandler også denne informasjonen for evaluere og forbedre treningstilbudet, samt for å kunne analysere statistikk om bruken av våre treningstilbud. Vi behandler også informasjon om bruk av PT-tjenester for faktureringsformål.
• Vi behandler kontaktopplysninger dersom vi blir nødt til å sende ut viktig informasjon til våre medlemmer. Eks: Stenging av senteret, gode medlemstilbud osv.
6 HVA ER BEHANDLINGSGRUNNLAGET FOR VÅR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER?
All behandling av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lov. Det rettslige grunnlaget kalles også for behandlingsgrunnlag. Det kreves derfor et behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen for å registrere og lagre medlemmers kontaktopplysninger og ansiktsbilde, samt videoovervåke passeringer inn til senteret. Følgende behandlingsgrunnlag er relevant for vår behandling av personopplysninger som angitt ovenfor:
• Oppfyllelse av avtale. For å benytte deg av treningssenteret må du inngå en avtale med oss. Vi behandler dine kontaktopplysninger, herunder navn, adresse og e-post, og betalingsinformasjon for å inngå og for å oppfylle avtalen med deg.
• Berettigede interesser. Vi behandler personopplysninger på bakgrunn av våre berettigede interesser. Vår vurdering er at behandlingen er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede interesser, og at disse går foran ditt personvern. Vi benytter dette behandlingsgrunnlaget for de følgende behandlingsaktivitetene:
o Vi registrerer ansiktsbildet ditt fordi det er nødvendig for å kunne kontrollere hvilke personer som tar seg inn på treningssenteret, og dermed forhindre at ikke-betalende personer benytter seg av treningssenteret. Medlemskap er personlig og kan i utgangspunktet enkelt misbrukes ved at et betalende medlem deler sitt medlemskap med andre. Bilderegistrering er nødvendig for å unngå dette.
o Vi benytter videoovervåkning og registering av passeringsbilde fordi det er nødvendig for å forebygge og avdekke straffbare handlinger, som tyveri, hærverk og trakassering av medlemmer og ansatte. Videoovervåkning og passeringsbilde benyttes i tillegg til å gjennomføre manuelle kontroller av om det er eieren av adgangskortet (altså medlemmet) som tar seg inn på treningssenteret ved at det lagres et stillbilde fra overvåkningen når en person skanner et adgangskort og tar seg inn i treningssenteret. Videoovervåkning og registering av passeringsbilde skjer kun i forbindelse med inngangsporten.
o Vi behandler informasjon om bruk av personlig trener og deltagelse på gruppetimer fordi det er nødvendig for å evaluere og optimalisere treningstilbudet, samt for å analysere statistikk for å forstå medlemmenes behov. Dette bidrar til å skape et bedre treningstilbud for våre medlemmer.
o Vi behandler kontaktopplysninger for formålet å gi ut nødvendig informasjon om status/endringer i treningstilbud.
o Merk at vi også behandler dine kontaktopplysninger for formålene beskrevet i de foregående kulepunktene, dvs. basert på våre berettigede interesser.
7 UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER
Vi benytter oss av forskjellige leverandører som bistår oss i forbindelse med behandlingen av personopplysninger, herunder vår systemleverandør SICS Systems. Vi har inngått databehandleravtaler med disse leverandørene som pålegger de aktuelle selskapene å sørge for at personopplysninger er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål enn de vi utpeker. Vi kommer ikke til å utlevere dine personopplysninger til andre aktører enn de som er nevnt ovenfor, med mindre vi er lovpålagt å utlevere opplysningene.
8 HVOR LENGE VIL VI OPPBEVARE DINE PERSONOPPLYSNINGER?
Vi vil slette eller anonymisere personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, samt i samsvar med de følgende sletterutinene:
• Videoopptakene slettes innen syv dager etter at opptaket er gjort.
• Passeringsbildene slettes etter 30 dager.
9 HVILKE RETTIGHETER HAR DU?
Du har disse rettighetene når vi behandler personopplysningene dine: • Rett til innsyn. Du kan få innsyn i personopplysningene og informasjon om hvordan vi behandler dem.
• Rett til retting. Du kan be oss om å rette opp i feilaktige personopplysninger om deg.
• Rett til sletting (retten til å bli glemt). Du kan be oss om å slette dine personopplysninger.
• Rett til begrensning. Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.
• Rett til å protestere. Du kan protestere mot behandlingen av personopplysningene dine.
• Dataportabilitet. Du kan be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller andre i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format.
Vi gjør oppmerksom på at det gjelder unntak og nærmere vilkår for rettighetene som er beskrevet ovenfor, og at ikke alle rettighetene vil være relevante for alle våre forbindelser. Du kan lese mer om dine rettigheter på hjemmesidene til Datatilsynet, her.
Dersom du ønsker å gjøre bruk av en av dine rettigheter overfor oss, ber vi deg ta kontakt som angitt i punkt 13 nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg, ettersom vi kan ha behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være.
10 DATATILSYNET OG KLAGEMULIGHETER
Datatilsynet er ansvarlig for å sikre at personvernet respekteres. Datatilsynet fører blant annet tilsyn for å sikre at norske selskaper behandler personopplysninger på en lovlig måte. Du kan kontakte oss når som helst hvis du har klager knyttet til behandlingen vår av personopplysningene dine. Du kan også klage til Datatilsynet, samt til datatilsynet eller i EU/EØS-landet der du bor eller arbeider, eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted. Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside her. På hjemmesiden finner du også mer informasjon om våre plikter etter den gjeldende Personvernlovgivningen.
11 ENDRINGER
Av og til kan vi endre denne personvernerklæringen, for eksempel fordi behandlingen av personopplysningene dine endrer seg eller fordi det skjer endringer i personvernlovgivningen. Når personvernerklæringen endres, vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside. Denne personvernerklæringen gjelder fra datoen som er angitt øverst i dokumentet.
12 KONTAKT OSS
Hvis du har spørsmål eller vil ha mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du kontakte oss på: Epost: kontakt@movon.no Tlf: 51731222
Mvh Movon AS